Veelgestelde vragen – Nefrodata

Nefrovisie beheert de kwaliteitsregistratie Renine. Voor registratie en rapportage heeft Nefrovisie een centrumportal beschikbaar voor dialysecentra. Dit centrumportal heet Nefrodata.

Hieronder vindt u antwoorden op de belangrijkste vragen over Nefrodata. Indien u vragen heeft die hier nog missen, geef deze dan door via het contactformulier of mail naar renine@nefrovisie.nl.

Ga snel naar vragen over:

Accounts en inloggen

Hoe log ik in op de centrumportal?

Voor bevoegde gebruikers in het centrum is het mogelijk om in te loggen op de centrumportal Nefrodata. Inloggen moet met een gebruikersnaam en wachtwoord. Na inloggen wordt nog een extra code gevraagd. Deze code ontvangt u op het e-mailadres dat bekend is in Nefrodata.

Indien u geen account heeft en deze wel wenst, kunt u dit aanvragen bij de superuser van uw centrum. Op de dialyseafdeling is bekend wie dit is voor uw centrum.

Wat is een superuser?

Elk dialysecentrum heeft één persoon die voor Renine superuser is. Deze persoon heeft rechten om gebruikers binnen een organisatie aan te maken. Daarnaast wordt de superuser altijd geïnformeerd over zaken aangaande Nefrodata.

Als u een account wilt voor Nefrodata, dient u dit bij de superuser van uw centrum aan te vragen.

Ik ben mijn gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten

Als u uw gebruikersnaam vergeten bent, kunt u deze opvragen bij de superuser van uw centrum. Bent u superuser? Dan kunt u uw gebruikersnaam opvragen via de servicedesk. Let op: uw gebruikersnaam is hoofdlettergevoelig.

Als u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u deze opvragen op de inlogpagina van Nefrodata. U klikt dan op de knop ‘nieuw wachtwoord’. U krijgt dan een e-mail toegestuurd met een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.

Ik krijg de melding ‘wachtwoord verlopen’

Als uw wachtwoord verlopen is, krijgt u hierover een melding. U moet dan een nieuw wachtwoord opvragen via de knop ‘nieuw wachtwoord’. U krijgt dan een e-mail toegestuurd met een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.

Hoe maak ik als superuser een account aan?

Dit kan door in Nefrodata naar het tabblad “Accountbeheer” te gaan. Klik daar op de knop “Nieuwe gebruiker toevoegen”. Er opent een invoerscherm.

  • U vult de gevraagde gegevens in.
  • Bij achternamen met een voorvoegsel graag invoeren als ‘Achternaam, voorvoegsel’, dus bijvoorbeeld ‘Jong, de’.
  • De gebruikersnaam kiest u zelf. Let op: de gebruikersnaam is hoofdlettergevoelig.Het account dient een strikt persoonlijk account te zijn en mag dus niet de namen admin, secr, secretariaat of dialyse bevatten.
  • Het e-mailadres moet een persoonlijk werkgerelateerd e-mailadres zijn en niet toegankelijk zijn voor meerdere personen i.v.m. de privacy.

Welke rechten kan ik als superuser toewijzen aan een account?

U kunt de bevoegdheden toevoegen aan het account door vinkjes te zetten bij:

  • Rapportage: dit betreft centrumrapportages via de rapportagetool iVisualz, waarin gegevens van het eigen centrum grafisch zijn weergegeven. Hier is een beperkt aantal licenties voor beschikbaar. De landelijke rapportages zijn publiek beschikbaar;
  • Benchmarkrapport: dit rapport wordt o.a. bij visitatie gebruikt en geeft informatie over het centrum t.o.v. andere centra en het landelijk gemiddelde;
  • CQI/PROMs rapport: CQI rapport is hier op te vragen mits uitgevoerd door Nefrovisie;
  • Upload hiermee is het mogelijk om klinische gegevens te uploaden via een csv-bestand;
  • Patiëntenbeheer: hiermee wordt toegang verkregen tot alle patiëntgegevens bekend in Renine en is het mogelijk deze te wijzigen. Ook is het jaaroverzicht daar zichtbaar. Hiermee kunt u gedurende het jaar de gegevens controleren en aanvullen. Toegang tot PROMs-uitnodigingsbrieven en PROMs-antwoordoverzichten valt hier ook onder;
  • Jaarcontrole: hiermee is het mogelijk om jaarlijks de patiëntgegevens te accorderen en aan te vullen. De jaarcontrole vervangt dan (tijdelijk) het jaaroverzicht. Wanneer de jaarcontrole is afgerond dan is het jaaroverzicht zichtbaar. Voor de jaarcontrole hoeft u niet het centrum aan te geven, dit is altijd gelijk aan wat bij Patiëntenbeheer is aangegeven.

Bent u onderdeel van een clustercentrum, dan kunt u met CTRL meerdere centra selecteren.

Hoeveel accounts mag de superuser aanmaken?

De superuser kan in principe onbeperkt accounts aanmaken, behalve voor het onderdeel ‘Rapportage’. Houd rekening met het feit dat een account met rechten op ‘Patiëntenbeheer’ toegang geeft tot patiëntgegevens en iemand deze alleen maar mag inzien indien deze persoon dit voor zijn werkzaamheden nodig heeft. Alleen voor het onderdeel Rapportage (iVisualz-tool) zijn een beperkt aantal licenties per centrum beschikbaar.

Wat moet ik als superuser doen als iemand uit dienst gaat?

U kunt het account verwijderen. Dit kan door in de centrumportal naar het tabblad “Accountbeheer” te gaan. Vervolgens klikt u op de desbetreffende gebruiker en kiest u onderaan de pagina “Verwijderen”. Er wordt nog om een bevestiging gevraagd. Indien u bevestigd wordt het account verwijderd.

Hoe wijzig ik als superuser een account?

U gaat in de centrumportal naar het tabblad “Accountbeheer”. Daar gaat u naar het account van de desbetreffende gebruiker. Hier past u de gegevens en/of bevoegdheden aan en klikt onderaan de pagina op “Wijzigen”.

Hoe verwijder ik als superuser een account?

U kunt een account verwijderen door in de centrumportal naar het tabblad “Accountbeheer” te gaan. Vervolgens klikt u op de desbetreffende gebruiker en kiest u onderaan de pagina “Verwijderen”. Er wordt nog om een bevestiging gevraagd. Indien u bevestigd wordt het account verwijderd.

Hoe kan ik extra licenties aanvragen voor het onderdeel Rapportage (iVizualZ) in accountbeheer?

Het centrum kan dit aanvragen via de servicedesk van stichting IVZ. Hier zijn kosten aan verbonden. De prijs voor een extra licentie bedraagt ongeveer 50 euro per jaar.

 

Toestemming

Waarom en wanneer moet ik (opnieuw) toestemming aan de patiënt vragen voor registratie in Renine?

U mag alleen patiënten in Renine registreren wanneer zij toestemming hebben gegeven voor registratie via het Renine toestemmingsformulier (beschikbaar in meerdere talen). U dient toestemming te vragen voor registratie in Renine wanneer (u verwacht dat) de patiënt langer dan 28 dagen nierfunctievervangende behandeling ondergaat. De toestemming van transplantatiepatiënten wordt geregeld via de Nederlandse Orgaan Transplantatie Registratie (NOTR) bij de Nederlandse Transplantatie Stichting (NTS).

Bij een centrumwisseling dient het centrum waar de patiënt naartoe gaat ook toestemming te vragen, omdat de patiënt het centrum toestemming geeft om zijn/haar gegevens te verstrekken aan Nefrovisie t.b.v. de Renine registratie. Indien u deze toestemming recentelijk al hebt ontvangen als centrum hoeft u dit niet nogmaals te vragen.

Wat als iemand geen toestemming voor registratie geeft?

Dan wordt “Nee” aangevinkt op het toestemmingsformulier en slaat u dit formulier op in het patiëntendossier van de patiënt. Bij de jaarcontrole kunt u opgeven hoeveel patiënten ontbreken in de registratie. Dit is nodig om de dekkingsgraad van Renine te bepalen.

Wat moet ik doen als een patiënt zijn/haar toestemming intrekt?

Dan geeft u dit door aan Nefrovisie per e-mail. Nefrovisie zal de patiënt niet meer volgen in de registratie vanaf het moment van intrekken van de toestemming. Zie hiervoor ook de patiëntinformatie bij het toestemmingsformulier.

Wat moet ik doen als een patiënt verwijderd wil worden uit Renine?

Neem contact op met Nefrovisie.

Waar moet ik het toestemmingsformulier bewaren?

Het toestemmingsformulier moet in het centrum bewaard worden. Het is het makkelijkst als u dit toevoegt aan het elektronisch dossier van de patiënt.

In welke talen is het toestemmingsformulier beschikbaar?

Het toestemmingsformulier is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Turks en Arabisch. Zie  https://www.nefrovisie.nl/formulieren/

 

Renine

Wat is Renine?

Renine (Registratie Nierfunctievervanging Nederland) is de registratie van alle patiënten in Nederland met een nierfunctievervangende behandeling. Nefrovisie verzamelt de data voor Renine en koppelt deze terug aan de dialysecentra. Nefrovisie ziet Renine als een belangrijk instrument om de kwaliteit van geleverde zorg te bewaken, verbeteren én transparant te maken. Professionals, patiënten, verzekeraars en de overheid vragen hierom. Renine bestaat al sinds 1986 en de gegevens in Renine gaan helemaal terug tot 13 februari 1964, toen voor het eerst een dialysepatiënt in Nederland geregistreerd werd.

In eerste instantie is Renine door de beroepsgroep opgericht om informatie te leveren die een goede planning van de dialysecapaciteit mogelijk maakte en die bijdroeg aan het kwaliteitsbeleid in de dialysecentra. Om destijds een begin te maken met deze registratie werd informatie van de ERA-EDTA en Eurotransplant gebruikt als basis. De Renine database bevat informatie over patiënten die in Nederland zijn behandeld met een niet-experimentele, chronische nierfunctievervangende behandeling.

Wie bepaalt wat er wordt geregistreerd in Renine?

Dit wordt bepaald door de sectie Registratie van de Nederlandse federatie voor Nefrologie (NFN). In Renine wordt semi-continue data verzameld van patiënten die chronische nierfunctievervangende therapie ondergaan. Dit houdt in dat het systeem het hele jaar door de kwaliteit meet. Vanaf 1 januari 2016 zijn de centra verplicht om een grotere set klinische gegevens aan te leveren. Hieruit kunnen indicatoren worden afgeleid. Dit is besloten door de NFN met steun van V&VN, Nierpatiënten Vereniging Nederland en Nefrovisie.

Wanneer moet ik een patiënt in Renine registreren?

In Renine worden gegevens van patiënten met chronische nierfunctievervangende therapie (niertransplantatie of bij aanvang >=28 dagen dialyse) geregistreerd.

Waarom moet ik patiënten registreren in Renine?

De aanlevering van gegevens aan Renine is verplicht voor de visitatie van de centra. De gegevens uit Renine worden gebruikt bij de visitatie van de centra om een gedetailleerd beeld te verschaffen over de dialysebehandeling.

Welke gegevens moet ik registreren?

Hier leest u welke gegevens u dient te registreren.

Waar vind ik een overzicht van de dialysecentra en de centrumcodes?

Een overzicht van de dialyse- en transplantatiecentra vind u hier.

Hoe verwijder ik een patiënt uit de registratie?

Dit kunt u niet zelf. U dient hiertoe per e-mail een verzoek in te dienen bij renine@nefrovisie.nl met opgave van de reden van verwijdering. Een reden om iemand uit Renine te verwijderen kan o.a. zijn:

  • korter dan 28 dagen gedialyseerd (bij aanvang);
  • toestemming ingetrokken;
  • patiënt dubbel ingevoerd door centrum.

Waar kan ik zien wanneer de Renine instructies plaatsvinden?

Jaarlijks verzorgt Nefrovisie Renine instructies waar gebruikers van de centrumportal zich voor kunnen inschrijven. Als u een gebruikersaccount voor de centrumportal op Nefrodata.nl hebt dan wordt u hierover geïnformeerd zodra de data bekend zijn. Ook staat het hier op de website.

 

Wat wordt behandeld tijdens de Renine instructies?

Jaarlijks organiseert Nefrovisie voor (nieuwe) gebruikers van de centrumportal drie a vier bijeenkomsten met betrekking tot de registratie van de gegevens in Renine.  In 2020 werd hierin voor het eerst onderscheid gemaakt in een beginnersinstructie en een instructie voor gevorderden.

In de instructie Renine staan de volgende onderwerpen centraal:

  • De invoer en verwerking van gegevens in patiëntbeheer;
  • Verwerking van discrepanties na aanlevering;
  • Jaarcontrole en jaarcijfers;
  • PROMs;
  • Uitleg uploadmodule voor aanlevering van klinische gegevens;
  • Uitleg (centrum)rapportages in iVisualZ.

Wat is de NOTR?

De NOTR is de Nederlandse Orgaan Transplantatie Registratie. Tussen Renine en de NOTR worden gegevens uitgewisseld. Maandelijks ontvangt Nefrovisie een export vanuit de NOTR met daarin de transplantatiegegevens van de patiënten. Uitwisseling vindt plaats om de kwaliteit van beide registraties te verhogen en de registratielast in centra te verminderen.

 

Module patiëntbeheer

Wanneer moet ik een patiënt in Renine registreren?

In Renine worden gegevens van patiënten met chronische nierfunctievervangende therapie (niertransplantatie of bij aanvang >=28 dagen dialyse) geregistreerd.

Hoe voer ik een nieuwe patiënt in patiëntenbeheer in?

Het registreren van nieuwe patiënten vindt plaats via de module ‘Patiëntenbeheer’ in Nefrodata. U kunt de patiënt alleen invoeren wanneer de patiënt toestemming heeft gegeven voor de registratie. Dit is dan ook de eerste vraag die wordt gesteld bij het invoeren van een nieuwe patiënt.

U hoeft niet te wachten met registreren tot de primaire diagnose bekend is. U kunt dit en eventuele andere ontbrekende gegevens in een later stadium aanvullen.

Na inloggen in de centrumportal:

  • U kiest (indien nodig) in de balk het desbetreffende centrum.
  • U klikt op de knop rechts ernaast met “Ga naar patiëntbeheer”. Er verschijnt een overzicht van al uw actuele patiënten in Renine. Deze kunt u sorteren bovenaan de kolom (bijv. op Reninenummer, naam of geboortedatum). Het patiëntaantal wordt weergegeven onderaan het patiëntoverzicht.
  • U klikt op de bovenbalk op “Invoeren nieuwe patiënt”.
  • Er wordt gevraagd of de patiënt toestemming heeft gegeven voor registratie in Renine. Indien er toestemming via het toestemmingsformulier is gegeven vinkt u het vakje aan. Indien er geen toestemming is gegeven dan kunt u de patiënt niet invoeren. U kunt bij de jaarcontrole aangeven hoeveel patiënten missen in Renine.
  • U komt in het tabblad “Patiëntgegevens” en voert alle (verplichte) velden in. Bij een aantal velden staat achter het veld de optie om “Definitief onbekend/Wordt niet aangeleverd” aan te vinken. Dit is indien de informatie niet meer te achterhalen is of als het centrum heeft besloten een bepaald item niet aan te leveren.
  • U klikt op “Invoeren”. Na het invoeren controleert het systeem of de patiënt al in Renine bekend is. Er zijn 3 mogelijke uitkomsten:
    1. Patiënt niet gevonden – er wordt een nieuwe patiënt aangemaakt en een Reninenummer toegekend. U komt in het tabblad “Therapiegegevens”.
    2. Patiënt wel gevonden – het Reninenummer van de patiënt wordt getoond. Indien het een patiënt uit een ander centrum betreft, worden datum en therapie waarmee de patiënt in het nieuwe centrum wordt behandeld gevraagd.
    3. Patiënt mogelijk gevonden – Wanneer er mogelijk een match is met één of meerdere patiënten in Renine verschijnt hiervan een melding. Of er daadwerkelijk een match is wordt door Nefrovisie uitgezocht. U ontvangt voor deze patiënt een tijdelijk Reninenummer (in dit geval staat in het patiëntoverzicht (tijdelijk reninenr) achter het Reninenummer). Indien er daadwerkelijk een match is gevonden dan worden de gegevens gekoppeld en wordt het bestaande Reninenummer overgenomen. Zo niet, dan wordt het tijdelijke Reninenummer definitief gemaakt en wordt de patiënt als nieuwe patiënt geregistreerd. U ontvangt hier geen melding van. Het nieuwe Reninenummer wordt vaak binnen één werkdag bovenaan het patiëntoverzicht getoond.
  • Het definitieve Reninenummer neemt u overnemen in uw eigen systeem (bijv. Diamant of HiX),  het tijdelijke Reninenummer neemt u niet over.
  • U komt in het tabblad “Therapiegegevens”.
  • U vult de startdatum in van de nierfunctievervangende therapie. Het betreft de datum van de eerste dialyse. Ook registreert u het type therapie.
  • De patiënt is geregistreerd in Renine. Vanaf nu registreert u elke therapie- en centrumwisseling die langer dan 28 dagen duurt in Renine (ook vakanties. Dit kan d.m.v. een centrumwisseling naar ‘Buitenland’). De transplantaties worden maandelijks overgenomen vanuit de NOTR. De gegevens in de NOTR zijn leidend.

Hoe wijzig ik patiëntgegevens?

U zoekt in het patiëntoverzicht de desbetreffende patiënt via de zoekvelden bovenaan de kolommen.

U klikt op het Reninenummer. De gegevens van de patiënt worden getoond.

Via het kopje ‘Patiëntgegevens” kunt u de gegevens aanpassen.

Hoe zoek ik een oud-patiënt op en wijzig ik deze gegevens?

Het kan zijn dat een patiënt al naar een ander centrum is verhuisd en u nog iets wenst door te geven of u wilt iets opzoeken. Dit kan via de knop “Wijzigen oud-patiënt” in de menubalk. U voert de gevraagde gegevens van de patiënt in en klikt op “Zoek”. Er wordt om bevestiging gevraagd. U heeft nu tijdelijk de patiënt weer overgenomen en kunt in de gegevens van uw centrum iets aanpassen.

Hoe voer ik een therapiewisseling in patiëntenbeheer in?

  1. U zoekt in het patiëntoverzicht de desbetreffende patiënt.
  2. U klikt op het Reninenummer. De gegevens van de patiënt worden getoond.
  3. U gaat naar het kopje “Therapiegegevens”. U klikt rechtsboven op de knop ” Toevoegen” .
  4. U voert de datum in en kiest de nieuwe therapie.
  5. U klikt op “Voer nieuwe therapie in”.

Hoe voer ik een centrumwisseling naar een ander centrum in?

In het patiëntoverzicht ziet u achter de patiënt een centrumwisselknop. Wanneer u hierop drukt wordt gevraagd of u de patiënt wilt uitschrijven bij uw centrum en verhuizen naar een ander centrum. Dezelfde knop is ook zichtbaar op het tabblad met therapiegegevens.

U voert de datum, de therapie en het centrum in waar de patiënt naar verhuist.

U klikt tweemaal op “Overzetten”. De patiënt verdwijnt van uw patiëntoverzicht en wordt toegevoegd bij het nieuwe centrum. Hierbij geldt dat als mutatiedatum de startdatum in het nieuwe centrum leidend is.

Hoe voer ik klinische gegevens in patiëntbeheer in?

U logt in op Nefrodata. Daar gaat u naar de tab “Patiëntbeheer” en kiest (indien nodig) het desbetreffende centrum. U komt in het patiëntoverzicht waar u alle patiënten van uw centrum in Renine ziet. U zoekt de patiënt via de invoervelden bovenaan de kolommen. Hierna klikt u op het Reninenummer van de  desbetreffende patiënt. U gaat naar naar de tab “Klinische gegevens” van deze patiënt.

Indien er al kwartaalgegevens zijn aangeleverd, dan klikt u eerst op de knop “Toevoegen”. Als er nog geen kwartaalgegevens zijn geregistreerd, dan kiest u direct het type behandeling (HD of PD). Daarna vult u de gegevens en de peildatum in. Klik onderaan op “Voer nieuwe klinische gegevens in”.

U kunt dit herhalen voor alle openstaande kwartalen.

Hoe registreer ik een transplantatie in patiëntbeheer?

U kunt de transplantatie zelf registreren (m.u.v. preëmptieve transplantaties). Dit is echter niet nodig, omdat de transplantaties maandelijks worden ingelezen vanuit de Nederlandse orgaan Transplantatie Registratie (NOTR). Deze registratie is leidend m.b.t. de transplantatie registratie. De toestemming voor de transplantatiepatiënten wordt ook via de NOTR geregeld.

U logt in op Nefrodata. U gaat naar patiëntbeheer. Kiest evt. uw centrum.  U zoekt de desbetreffende patiënt op.

Als u werkzaam bent in een transplantatiecentrum dan kunt u de transplantatie bij de desbetreffende patiënt op het tabblad “therapie” toevoegen via de knop “toevoegen”. Wanneer uw centrum geen transplantatiecentrum is, dan dient u een centrumwisseling in te voeren naar het transplantatiecentrum. Dit kunt u doen via de centrumwissel-knop op het patiëntoverzicht (achter de patiënt) of op het tabblad “therapie”.

Hoe kan ik een patiënt vanuit een ander centrum overnemen?

U bevindt zich in het patiëntoverzicht. Op de menubalk ziet u de functie “Patiënt overnemen”. U klikt hier op.

  • U vult de gevraagde gegevens in om de patiënt over te nemen van een ander centrum.
  • U klikt op “Zoek”. Wanneer de patiënt wordt gevonden dan kunt u deze overnemen. Indien de patiënt niet gevonden wordt dan kunt u de patiënt als nieuwe patiënt invoeren. In de matchingprocedure worden de gegevens aan de juiste patiënt gekoppeld.
  • U vult de therapie en startdatum van de nierfunctievervangende behandeling in uw centrum in. U klikt tweemaal op “Overzetten”. De patiënt verdwijnt hiermee van het patiëntoverzicht van het oude centrum en wordt toegevoegd bij uw centrum.

Hoe verwijder ik een patiënt uit de registratie?

Dit kunt u niet zelf. U dient hiertoe per e-mail een verzoek in te dienen bij renine@nefrovisie.nl met opgave van de reden van verwijdering. Een reden om iemand uit Renine te verwijderen kan o.a. zijn:

  • korter dan 28 dagen gedialyseerd (bij aanvang);
  • toestemming ingetrokken;
  • patiënt dubbel ingevoerd door centrum.

Wat betekenen de rode kruisjes en groene vinkjes op het patiëntoverzicht? En hoe los je deze op?

De groene vinkjes in het patiëntoverzicht op Nefrodata geven aan in welke stap van de registratie de gegevens volledig zijn aangeleverd. Bij een groen vinkje hoeft u niets te doen.

De rode kruisjes geven aan in welke stap van de registratie nog gegevens ontbreken en aangevuld moeten worden (of elders in Nefrodata een geel waarschuwingsteken) wordt er actie van u verwacht. U kunt dit zelf oplossen via patiëntbeheer of via het jaaroverzicht.

Op het patiëntoverzicht staan voor het Reninenummer naast elkaar drie vinkjes of kruisjes. Dit is wat het betekent:

  • Het eerste kruisje dat er iets mist op het tabblad ‘patiëntgegevens’.
  • Het tweede kruisje betekent dat er iets niet klopt op het tabblad ‘therapiegegevens’.
  • Het derde kruisje betekent dat het laatste kwartaal van de klinische gegevens niet is aangeleverd.

U kunt deze gegevens aanvullen door op  het Reninenummer van de desbetreffende patiënt te klikken. U ziet vier tabbladen waar tussen u kunt navigeren:

  • patiëntgegevens;
  • therapiegegevens;
  • klinische gegevens;
  • PROMs.

Bij patiëntgegevens: er ontbreken gegevens graag aanvullen door op Reninenummer te klikken en bij patiëntgegevens aan te vullen. Klik op ‘Voer wijzigingen door”.

Bij therapiegegevens:

  • Indien er een therapiemutatie ontbreekt kunt u dit aanvullen.
  • Indien de therapie of het centrum niet aansluit op de voorgaande therapie of het voorgaande centrum, dan klikt u op het Reninenummer. De gegevens van de patiënt worden getoond. U gaat naar het kopje ‘Therapiegegevens”. U ziet hier in rood of blauw aangegeven waar de therapie en/of het centrum niet aansluit op de voorgaande therapie en/of centrum.

Dit kunt u als volgt corrigeren:

  • Bij een rode mutatie: hier zal in de meeste gevallen een therapie en/of centrumwisseling tussengevoegd moeten worden.
    • Therapiewisseling toevoegen: U kunt met behulp van de knop een datum en therapie toevoegen. Deze komt dan op chronologische volgorde tussen de andere therapieregels te staan.
    • Bestaande mutatie aanpassen: Klik achter de desbetreffende mutatie op het icoontje om de therapie en/of het centrum te wijzigen. Klik op “Voer wijzigingen door”.
  • Bij een blauwe mutatie: ga na of er een mutatie mist.
    • Mist er een mutatie: u kunt deze toevoegen zoals hierboven beschreven.
    • Mist er niets: u kunt het kruis oplossen door de mutatie kloppend te maken via het icoontje te klikken en de therapie en/of het centrum te wijzigen in de voorgaande therapie of het voorgaande centrum. Klik op “Voer wijzigingen door”.

Bij klinische gegevens: het laatste kwartaal ontbreekt, u kunt deze aanleveren. Dit kan op de volgende manieren:

  • handmatig in patiëntbeheer;
  • via een csv-bestand in de uploadmodule;
  • door een Diamantbericht aan te maken en te versturen voor de desbetreffende patiënt;
  • via het jaaroverzicht: naast het tabblad met het patiëntoverzicht ziet u gedurende het jaar het tabblad met het jaaroverzicht. Hierin staat een tabblad “Missings”. Wanneer u hier op klikt dan ziet u meerdere tabbladen waarbij bepaalde (klinische) gegevens nog ontbreken. Deze missende gegevens kunt u op dezelfde aanleveren als hierboven bij patiëntbeheer staat vermeld.

Wat is het ET-nummer?

Dit is het Eurotransplant-nummer, het nummer van de wachtlijstregistratie. Dit nummer kan het centrum gebruiken bij correspondentie met het transplantatiecentrum. In de Nederlandse Orgaan Transplantatie Registratie (NOTR) staan patiënten met het ET-nummer geregistreerd. In Renine wordt het Reninenummer gebruikt.

Wat is de NOTR?

De NOTR is de Nederlandse Orgaan Transplantatie Registratie. Tussen Renine en de NOTR worden gegevens uitgewisseld. Maandelijks ontvangt Nefrovisie een export vanuit de NOTR met daarin de transplantatiegegevens van de patiënten. Uitwisseling vindt plaats om de kwaliteit van beide registraties te verhogen en de registratielast in centra te verminderen.

 

Berichten uit EPD

Hoe kan ik vanuit Diamant (van Diasoft) gegevens aanleveren?

Aanlevering vindt plaats door het verzenden van zogeheten XML-berichten van Diasoft naar Stichting IVZ via de Diamant-communicatieserver. U kunt op deze manier mutatieberichten, zogeheten Renine-berichten én klinische gegevens, zogeheten NFN berichten aanleveren.

Mocht u hiervan gebruik willen maken, dan kunt u hiervoor contact opnemen met de Servicedesk van IVZ. U ontvangt dan de instructie.

 

Kan ik vanuit EPIC gegevens aanleveren?

Het is nog niet mogelijk om digitaal gegevens aan te leveren vanuit EPIC. Door Nefrovisie worden gebruikersbijeenkomsten van EPIC bijgewoond. EPIC heeft de technische specificaties ontvangen voor de gegevensaanlevering.

Hoe kan ik vanuit HiX (van Chipsoft) gegevens aanleveren?

Het is mogelijk om vanuit HiX van Chipsoft gegevens aan te leveren. Bent u hierin geïnteresseerd, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk van Chipsoft.

Met welke frequentie moet ik de gegevens aanleveren vanuit EPD?

Dit kan per kwartaal voor de klinische gegevens. De peildata zijn:

  • Q1: 01-04-20XX;
  • Q2: 01-07-20XX;
  • Q3: 01-10-20XX;
  • Q4: 01-10-20XX+1.

Voor de therapie- en centrumwijzigingen kan dit eventueel vaker.

Hoe weet ik of de berichten vanuit het EPD goed zijn aangekomen? En of deze zijn verwerkt?

Na elke aanlevering controleert u in Nefrodata of de berichten die verzonden zijn ook zijn verwerkt. Na het verzenden van de berichten duurt het soms een tijdje voor de verzending heeft plaatsgevonden. Daarna kunt u in de centrumportal nagaan of de berichten al dan niet zijn ingelezen en of er discrepanties zijn.

U logt in op de centrumportal en gaat naar het tabblad ‘Berichten EPD”. U kiest het desbetreffende centrum (indien nodig).

U ziet daar een overzicht met links een overzicht m.b.t. de mutatieberichten en rechts een overzicht m.b.t. de klinische gegevens. Hier staat per aanlevering hoeveel berichten zijn ontvangen, hoeveel berichten zijn verwerkt en hoeveel er niet zijn verwerkt.

Wat doe ik als de berichten niet verwerkt zijn?

Boven de overzichten staan 2 knoppen. Een voor mutatieberichten en één voor klinische berichten.

Controleren van de mutatie- en klinische berichten

Klik op de knop “mutatieberichten” of de knop “klinische gegevens”. Er verschijnt een overzicht van alle verzonden mutatieberichten of de klinische gegevens. Bij status (achter het bericht) staat met een symbooltje aangegeven of het bericht al dan niet is ingelezen. Hierbij geldt:

  • groen vinkje: alles is goed ingelezen;
  • gevarendriehoek: mogelijk zijn er records niet ingelezen. Klik op “Info” en er wordt aangegeven waar het mis op gaat in het bericht. In de melding staat daarnaast ook om welk Reninenummer het gaat;
  • rood kruisje: het bericht is niet ingelezen. Klik op “Info” en er wordt aangegeven waar het mis gaat in het bericht. In de melding staat daarnaast ook om welk Reninenummer het gaat.

Let op! Er wordt actie van u verwacht: de berichten die (deels) niet zijn geaccepteerd dienen te worden aangepast om deze alsnog te kunnen verwerken of u kunt de waarden handmatig in de webapplicatie invoeren.

Kijk waardoor het bericht niet verwerkt kon worden.

Het kan voor mutatieberichten o.a. zijn dat:

  • verplichte velden niet waren gevuld;
  • het formaat afwijkt;
  • er in de matching iets niet goed is gegaan (bijv. Reninenummer komt niet overeen met geboortedatum).

Het kan voor klinische berichten o.a. zijn dat:

  • verplichte kolommen niet aanwezig zijn;
  • verplichte velden niet waren gevuld;
  • de patiënt nog niet bekend is in Renine;
  • de records al eerder zijn aangeleverd (en niet zijn gewijzigd (correcties));
  • het formaat en bereik van de waarden wijkt af.

Bij een patiënt die nog niet bekend is in Renine kunt u alsnog deze registreren (via Diamant of handmatig in patiëntbeheer). Daarna verstuurt u de klinische gegevens nogmaals.

Voor overige meldingen: pas het bericht aan en verstuur nogmaals of voer de gegevens handmatig in via de online webapplicatie.

 

Uploadmodule

Welke gegevens kan ik aanleveren via de uploadmodule?

Via de uploadmodule in Nefrodata kunt u de klinische gegevens aanleveren. De therapie- en centrummutaties kunt u via de module patiëntbeheer in Nefrodata registreren.

Het betreft de volgende klinische gegevens:

Onderwerp Veld in sjabloon Toelichting
Peildatum Peildatum Peildatum waarop de patient data is bepaald (dd-mm-jjjj)
Anemie Hb Hemoglobine (mmol/l)
IJzerstatus/IJzersuppletie Ferritine Ferritine (µg/l)
Transferrinesaturatie Transferrinesaturatie (%)
Calciumfosfaathuishouding Calcium Calcium (in mmol/l; gecorrigeerd voor albumine)
PO4 Fosfaat (mmol/l)
PTH Parathormoon(pmol/l)
Hepatitis B-vaccinatie HB titer anti-HBs-titer (U/L)
Dialysedosis (HD) SpKtV of eKtV of StdKtV SpKt/V of eKt/V of StdKt/V per dialyse
DialysePerWeek  Aantal dialyses per week
DialyseUren  Aantal dialyse-uren per week
rGFR_hd residual glomerular filtration rate (ml/min; rGFR)
Vaattoegang (HD) Vaattoegang Type vaattoegang
1) AV-fistel
2) AV-graft
3) Centraal veneuze katheter
4) Combinatie.
Dialysedosis (PD) TotKtV Totale Kt/V per week
rGFR_pd residual glomerular filtration rate (ml/min)
Peritonitis (PD) Peritonitis Aantal gevallen PD-peritonitiden
in voorgaande kwartaal

Voor definities zie de klinische parameters dialysecentra van de NFN.

Welk sjabloon moet ik gebruiken voor het uploaden van gegevens?

Het sjabloonbestand is voor bevoegde gebruikers beschikbaar in Nefrodata achter de inlog. U kunt het csv-bestand downloaden op de pagina ‘Uploadmodule’.

Als welk bestandstype moet ik het bestand voor het uploaden van gegevens opslaan?

Het te uploaden bestand moet een CSV-bestand zijn. Dit is een kommagescheiden bestand. Het scheidingsteken is een ; (puntkomma). De kolomkoppen hebben vaste namen. De volgorde van de kolommen is niet van belang. Het is eenvoudig om een Excel-bestand om te zetten naar een CSV-bestand door deze als dusdanig op te slaan.

Waar kan ik het csv-bestand uploaden?

Voor bevoegde gebruikers van Nefrodata kan achter de inlog het bestand worden toegevoegd op het tabblad “uploadmodule”.

Het aanleveren via een csv-bestand gaat als volgt (in de centrumportal is een instructiefimpje):

  • U bent ingelogd in de centrumportal. Klik op de tab “Upload”.
  • Hier ziet u rechts “een boekje met vraagteken”. Dit leidt u naar de Help-pagina waar ook het sjabloonbestand staat dat u kunt invullen. Wanneer u dit heeft ingevuld, kiest u (indien nodig) in de balk het desbetreffende centrum. Klik daarnaast op “Upload klinische gegevens”. Hier ziet u een groot vlak waar u het bestand in kunt slepen.
  • Het bestand wordt ingelezen door het systeem. Er volgt een overzicht van de (al dan niet) ingelezen gegevens. Er wordt aangegeven welk bericht wel of niet is ingelezen en waar nog iets ontbrak.

Indien het bestand niet kon worden ingelezen dan wordt er actie van u verwacht: de berichten die (deels) niet zijn geaccepteerd dienen te worden aangepast om deze alsnog te kunnen verwerken of u kunt de waarden handmatig in de webapplicatie invoeren.

 

Met welke frequentie moet ik de gegevens aanleveren via de uploadmodule?

De klinische gegevens dienen per kwartaal te worden aangeleverd. Dit mag ook met terugwerkende kracht met meerdere peildata tegelijk. De peildata zijn:

  • Q1: 01-04 van het voorgaande jaar;
  • Q2:  01-07 van het voorgaande jaar;
  • Q3:  01-10 van het voorgaande jaar;
  • Q4:  01-01 van het huidige jaar.

U dient de daadwerkelijke datum van het prikmoment aan te leveren o.b.v. de definities van de NFN. Het systeem bepaalt bij de rapportages onder welk kwartaal dit dan valt.

Wat doe ik als de berichten uit het csv-bestand niet verwerkt zijn?

U kijkt in de logging wat de reden is dat het bericht niet verwerkt kon worden. U past het bericht aan en stuurt het nogmaals. U kunt ook handmatig in patiëntbeheer op het tabblad ‘klinische gegevens’ invoeren. Mocht u er niet uitkomen, dan neemt u contact op met de servicedesk.

Hoe kan ik gegevens corrigeren via uploadmodule?

Wanneer u de nieuwe waarde upload met dezelfde peildatum dan overschrijft deze de eerdere waarde in de database. U ziet dan in de logging staan dat de waarde is gecorrigeerd.

De berichten worden verwerkt. Er volgt een overzicht van de (al dan niet) ingelezen gegevens. Er wordt aangegeven welk bericht wel of niet is ingelezen en waar nog iets ontbrak.

Uitleg:

  • groen vinkje: alles is goed ingelezen,
  • gevarendriehoekje: mogelijk zijn er records niet ingelezen. De reden wordt weergegeven.
  • rood kruisje: het bericht is niet ingelezen. De reden wordt weergegeven.

Let op! Er wordt actie van u verwacht: de berichten die (deels) niet zijn geaccepteerd dienen te worden aangepast om deze alsnog te kunnen verwerken of u kunt de waarden handmatig in de webapplicatie invoeren.

 

Jaarcontrole

Wat is de jaarcontrole?

Bij afsluiting van het kalenderjaar vindt een controle door alle dialysecentra in Nederland plaats van de gegevens in Renine van het afgelopen jaar. Er worden verschillende onderdelen gecontroleerd, waaronder controle van het aantal patiënten, het type behandeling op peildatum 31 december van dat jaar, de instroom van nieuwe patiënten, patiënten die getransplanteerd zijn en overleden patiënten. Deze jaarlijkse controle noemen we de ‘jaarcontrole’. Als alle centra de gegevens gecontroleerd hebben, worden de cijfers tot en met het gecontroleerde jaar ‘bevroren’. Dit betekent dat de registratie op dat moment de basis is voor de landelijke jaarcijfers op Nefrodata.nl en voor de verschillende rapportages, zoals het benchmarkrapport.

 

Waarom is er een jaarcontrole?

Voor goede cijfers is juiste en volledige registratie van belang. De jaarcontrole biedt centra jaarlijks de mogelijkheid om de gegevens van patiënten in Renine op een eenvoudige manier te controleren. De onderdelen die gecontroleerd worden, komen ook terug in het benchmarkrapport dat centra ontvangen. Hierin worden centra met elkaar vergeleken. Dit rapport wordt ook bij de visitatie gebruikt. Nadat alle centra de gegevens gecontroleerd hebben, worden de landelijke cijfers opgehoogd met een jaar.

Waar kan ik de jaarcontrole vinden in Nefrodata?

U vindt de jaarcontrole in de module Patiëntbeheer van de centrumportal op Nefrodata. U gaat dan naar het tweede tabblad ‘Jaarcontrole’ bij patiëntbeheer. U moet hier wel de juiste rechten voor hebben. Als u geen rechten op de jaarcontrole heeft, dan ziet u het tabblad ‘Jaaroverzicht’.

De jaarcontrole is alleen zichtbaar van januari tot en met maart. In de overige maanden is het jaaroverzicht zichtbaar. Dit overzicht toont dezelfde gegevens, maar dan van het lopende jaar.

Hoe werkt de jaarcontrole?

De jaarcontrole bestaat uit de volgende onderdelen, die per tabblad zichtbaar zijn gemaakt:

  1. Volume op 31-12 van het voorgaande jaar;
  2. Instroom in het voorgaande jaar;
  3. Preëmptieve transplantaties verwezen vanuit uw centrum in het voorgaande jaar;
  4. Niet-preëmptieve transplantaties verwezen vanuit uw centrum in het voorgaande jaar;
  5. Overleden patiënten in het voorgaande jaar;
  6. Patiënten bij wie de behandeling is beëindigd in het voorgaande jaar;
  7. Patiënten met diagnose COVID-19 in het voorgaande jaar;
  8. Missende gegevens;
  9. Patiënten die geen toestemming hebben gegeven;
  10. Akkoord jaarcontrole.

Voor de onderdelen 1 tot en met 7 geldt het volgende:

  • Het is van belang dat u de onderdelen goed nakijkt om onder- en overregistratie te voorkomen;
  • U geeft d.m.v. een vinkje per patiënt aan of het klopt dat de patiënt op de lijst van dat onderdeel staat;
  • U controleert of het aantal patiënten per therapie en het totale aantal bovenaan de patiëntlijst klopt. U kunt hier ook in één keer alle patiënten accorderen d.m.v. het vinkje ‘accordeer alles’;
  • U kunt op simpele wijze ontbrekende patiënten toevoegen, centrumwisselingen en therapiewisselingen doorvoeren en evt. overlijden registreren. Voor de jaarcontrole kiest u de therapieën, welke worden geregistreerd per 1-1-2017. N.B.: Passieve centrum-HD en actieve centrum-HD worden in de rapportages gerekend bij centrum-HD en hoeven niet aangepast te worden. Indien het nachtdialyse betreft dient u dit wel aan te passen (nachtelijke centrum-HD en nachtelijke thuis-HD);
  • Indien u wijzigingen niet zelf kunt doorvoeren (zoals bijv. het verwijderen van patiënten of het wijzigen van mutaties ingevoerd door een ander centrum) dan kunt u contact op te nemen met Nefrovisie. N.B.: bij e-mailcontact graag communiceren met Reninenummers;
  • Controle van patiënten met COVID-19 diagnose: graag aanvullen van ontbrekende gegevens. U dient dit eenmaal te registreren en niet weer uit te vinken. Mocht er een tweede besmetting plaatsvinden dan kunt dit mailen naar Nefrovisie;
  • Controle van het onderdeel ‘Preëmptieve transplantaties’ is van belang voor een correcte weergave van uw eigen cijfers is o.a. het benchmarkrapport dat bij de visitatie gebruikt wordt.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Volume’ controleren?

Dit betreft de controle van het patiëntoverzicht op peildatum 31-12 van het voorgaande jaar. Op dit overzicht staan alle patiënten die op 31 december met een dialysebehandeling in Renine geregistreerd staan onder uw centrum.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Instroom’ controleren?

Dit betreft de controle van het aantal nieuwe patiënten in het jaar van de jaarcontrole. Op dit overzicht staan alle patiënten die in dat jaar met een dialysebehandeling (als eerste nierfunctievervangende therapie) gestart zijn en in Renine geregistreerd staan onder uw centrum.

Patiënten die na transplantaatfalen weer zijn gaan dialyseren of patiënten die uit een ander centrum komen staan niet op dit overzicht.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Preëmptieve transplantaties’ controleren?

Dit betreft de controle van het aantal patiënten dat in het jaar van de jaarcontrole getransplanteerd is en door uw centrum verwezen is voor transplantatie zonder voorafgaande dialyse of transplantatie.

Het accorderen van de preëmptieve transplantaties is van belang voor een correcte weergave van uw eigen cijfers in o.a. het benchmarkrapport dat bij de visitatie gebruikt wordt. 

De informatie over de transplantaties is afkomstig uit de NOTR (Nederlandse Orgaan Transplantatie Registratie). De toestemming van de patiënten voor registratie in Renine en NOTR wordt verkregen via de NOTR. In deze registratie wordt bij de preëmptieve transplantaties echter niet altijd het verwijzend centrum aangeleverd. Daarom kan het zijn dat u patiënten mist bij ‘preëmptieve transplantaties’.

Er zijn verschillende redenen waarom u een patiënt op dit overzicht kan missen, bijvoorbeeld doordat het verwijzend centrum niet (correct) in de NOTR is geregistreerd.

Let op: betreft het een transplantatie die niet de eerste nierfunctievervangende therapie is of bijvoorbeeld een retransplantatie zonder tussentijdse dialyse, dan telt die niet als preëmptieve transplantatie. Deze is zichtbaar bij het overzicht ‘niet preëmptieve transplantaties’.

Indien u een preëmptieve transplantatie mist, kunt u kunt een e-mail sturen naar Nefrovisie met daarin de volgende gegevens:

  • geboortedatum
  • geslacht
  • transplantatiedatum en
  • transplantatiecentrum
  • indien bekend: ET nummer. Dit is het Eurotransplantnummer, het nummer van de wachtlijstregistratie.

Nefrovisie gaat na wat de oorzaak is. Indien mogelijk worden de gegevens in Renine aangepast. U dient de aanpassing echter ook aan het transplantatiecentrum door te geven. Het transplantatiecentrum kan het dan aanpassen in de NOTR. De NOTR is leidend voor de gegevens in Renine en anders worden de gegevens bij een volgende export vanuit de NOTR weer overschreven. Nefrovisie kan u het ET-nummer en de contactgegevens geven van het transplantiecentrum dat verantwoordelijk is voor de registratie in de NOTR.

Ik mis een preëmptieve transplantatie op het overzicht ‘Preëmptieve transplantaties’

Er zijn verschillende redenen waarom u een patiënt op dit overzicht kan missen, bijvoorbeeld doordat het verwijzend centrum niet (correct) in de NOTR is geregistreerd.

Let op: betreft het een transplantatie die niet de eerste nierfunctievervangende therapie is of bijvoorbeeld een retransplantatie zonder tussentijdse dialyse, dan telt die niet als preëmptieve transplantatie. Deze is zichtbaar bij het overzicht ‘niet preëmptieve transplantaties’.

Indien u een preëmptieve transplantatie mist, kunt u kunt een e-mail sturen naar Nefrovisie met daarin de volgende gegevens:

  • geboortedatum
  • geslacht
  • transplantatiedatum en
  • transplantatiecentrum
  • indien bekend: ET nummer. Dit is het Eurotransplantnummer, het nummer van de wachtlijstregistratie.

Nefrovisie gaat na wat de oorzaak is. Indien mogelijk worden de gegevens in Renine aangepast. U dient de aanpassing echter ook aan het transplantatiecentrum door te geven. Het transplantatiecentrum kan het dan aanpassen in de NOTR. De NOTR is leidend voor de gegevens in Renine en anders worden de gegevens bij een volgende export vanuit de NOTR weer overschreven. Nefrovisie kan u het ET-nummer en de contactgegevens geven van het transplantiecentrum dat verantwoordelijk is voor de registratie in de NOTR.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Niet-preëmptieve transplantaties’ controleren?

Dit betreft de controle van het aantal patiënten dat in het jaar van de jaarcontrole getransplanteerd is en door uw centrum verwezen is voor transplantatie met voorafgaand dialyse in uw centrum of een eerdere transplantatie.

Let op: een retransplantatie zonder tussentijdse dialyse staat ook op dit overzicht.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Overleden’ controleren?

Dit betreft de controle van de patiënten die in uw centrum dialyseerden en overleden zijn in het jaar van de jaarcontrole.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Behandeling beëindigd’ controleren?

Dit betreft controle van de patiënten die in het jaar van de jaarcontrole als laatst bekende therapie in Renine één van de volgende therapieën hadden:

  • Abstinerend beleid, behandeling beëindigd;
  • Herstel nierfunctie;
  • Conservatieve therapie;
  • Uit het oog verloren.

Graag deze patiënten controleren en indien van toepassing aangeven of de patiënt weer herstart is met dialyse of overleden is.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘COVID-19’ controleren?

Het accorderen van het overzicht met patiënten met diagnose COVID-19 is van belang voor het inzichtelijk maken van het effect van COVID-19 op de dialysepopulatie. Het betreft de controle van de patiënten die in uw centrum behandeld worden en de klinische diagnose COVID-19 kregen. Het gaat niet om verdenkingen. Controleer of alle patiënten met COVID-19 diagnose op het overzicht staan en of alles is ingevuld.

Het gaat om:

  • Datum diagnose COVID-19
  • COVID-19 bevestigd door test: ja/nee
  • Ziekenhuisopname door COVID-19: ja/nee
  • Zo ja, IC-opname door COVID-19: ja/nee
  • Indien overleden, overleden door COVID-19 infectie: ja/nee

Let op: u dient dit eenmaal te registreren en niet weer uit te vinken. Indien er na COVID-19 later weer een negatieve test is, dan moet het vinkje niet uigezet worden. Mocht er een tweede besmetting plaatsvinden dan kunt dit mailen naar Nefrovisie.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Missings’ controleren?

Bij het openen van dit tabblad ziet u verschillende tabbladen met overzichten van patiënten waarbij nog gegevens ontbreken. 

Ontbrekende patiëntgegevens

Het gaat hier om ontbrekende gegevens zoals ET-nummer, postcode, primaire diagnose of doodsoorzaak. U kunt op het Reninenummer klikken en de ontbrekende gegevens aanvullen. Als u de primaire diagnose of doodsoorzaak niet (meer) kunt achterhalen kunt u ‘999_definitief onbekend’ kiezen. Wanneer u de gegevens heeft aangevuld of als ‘definitief onbekend’ heeft geregistreerd dan verdwijnen deze van het desbetreffende overzicht.

Let op: het overzicht ‘ET-nummer’ hoeft niet altijd ingevuld te worden. Zie hiervoor de toelichting op het tabblad ‘ET-nummer’.

Ontbrekende klinische gegevens (labwaarden) per kwartaal in het jaar van de jaarcontrole

Per kwartaal van het jaar van de jaarcontrole is er een overzicht van de patiënten waarbij klinische gegevens over het desbetreffende kwartaal (nog) niet zijn aangeleverd. U kunt dit alsnog aanleveren via de Diamantkoppeling, uploaden via csv-bestand of per patiënt in patiëntbeheer invoeren. U klikt op het Reninenummer in het overzicht en vult de gegevens aan.

Wat moet ik bij het onderdeel ‘Geen toestemming’ invullen?

In Renine mogen alleen patiënten worden geregistreerd die toestemming hiervoor hebben gegeven.

Voor de weergave van de jaarcijfers en het benchmarkrapport is het van belang om te weten hoeveel patiënten er geen toestemming hebben verleend voor registratie in Renine. Zo kan bij de rapportages worden aangeven van hoeveel patiënten we gegevens hebben (% dekkingsgraad). We vragen u dus om in het tabblad “Geen toestemming” aan te geven hoeveel patiënten u niet in Renine heeft kunnen registreren in het jaar van de jaarcontrole, omdat zij geen toestemming hebben gegeven. Het betreft patiënten die anders wel in Renine zouden worden geregistreerd (bij aanvang langer dan 28 dagen nierfunctievervangende therapie ondergaan).

Let bij de instroom op: ook patiënten die nog geen toestemming hebben gegeven, moeten hier meegeteld worden. Het is geen probleem als deze later in het jaar alsnog toestemming verlenen en in Renine geregistreerd worden.

Hoe geeft u ‘Akkoord’ op de jaarcontrole?

Op het tabblad ‘Akkoord jaarcontrole’ kunt u de jaarcontrole accorderen en verzenden wanneer u:

  1. Het patiëntoverzicht op 31-12 akkoord heeft bevonden;
  2. Het aantal nieuwe patiënten akkoord heeft bevonden;
  3. Het aantal preëmptief getransplanteerde patiënten verwezen door uw centrum akkoord heeft bevonden (akkoord is niet verplicht, maar wel aanbevolen);
  4. Het aantal niet-preëmptief getransplanteerde patiënten verwezen door uw centrum akkoord heeft bevonden;
  5. Het patiëntoverzicht met overleden patiënten akkoord heeft bevonden;
  6. Het overzicht met patiënten waarbij de behandeling is beëindigd akkoord heeft bevonden;
  7. Het overzicht met patiënten met COVID-19 diagnose akkoord hebt bevonden;
  8. Alle (mogelijke) missende gegevens zijn aangevuld;
  9. De aantallen bij ‘geen toestemming’ heeft ingevuld.

Indien alle vinkjes zijn aangevinkt klapt het ‘totaal akkoord’ uit en kunt u de jaarcontrole accorderen en de gegevens verzenden. De datum en uw inlognaam worden hierbij geregistreerd.

Kan ik de jaarcontrole na accorderen nog corrigeren?

Ja, indien u later nog gegevens wilt corrigeren dan kunt u het ‘totaal akkoord’ weer uitvinken en de jaarcontrole aanpassen. Hierna kunt u opnieuw het akkoord geven. De aangepaste datum en uw inlognaam worden dan weer geregistreerd.

Het lukt mij niet iets te wijzigen, wat moet ik doen?

Indien u wijzigingen niet zelf kunt doorvoeren (zoals bijv. het verwijderen van patiënten of het wijzigen van mutaties ingevoerd door een ander centrum) dan kunt u contact op te nemen met Nefrovisie. Bij e-mailcontact graag communiceren met Reninenummers.

Wanneer is het jaaroverzicht weer beschikbaar?

Na het afronden van de jaarcontrole in alle centra is het jaaroverzicht over het huidige jaar weer zichtbaar. Dit zal naar verwachting medio maart zijn.

Wat is het ET-nummer?

Dit is het Eurotransplant-nummer, het nummer van de wachtlijstregistratie. Dit nummer kan het centrum gebruiken bij correspondentie met het transplantatiecentrum. In de Nederlandse Orgaan Transplantatie Registratie (NOTR) staan patiënten met het ET-nummer geregistreerd. In Renine wordt het Reninenummer gebruikt.

Wat is de NOTR?

De NOTR is de Nederlandse Orgaan Transplantatie Registratie. Tussen Renine en de NOTR worden gegevens uitgewisseld. Maandelijks ontvangt Nefrovisie een export vanuit de NOTR met daarin de transplantatiegegevens van de patiënten. Uitwisseling vindt plaats om de kwaliteit van beide registraties te verhogen en de registratielast in centra te verminderen.

 

Rapportage

Wanneer worden de landelijke cijfers opgehoogd?

Na het afronden van de jaarcontrole worden de jaarcijfers opgemaakt. De deadline hiervoor is 1 maart. Het vaststellen van de jaarcijfers kan echter pas wanneer alle centra de jaarcontrole hebben geaccordeerd. Het streven is om de landelijke cijfers medio april beschikbaar te maken op Nefrodata.nl.

Waarom is het benchmarkrapport pas in april beschikbaar?

In Renine registreren de centra gedurende het jaar gegevens van patiënten. Bij afsluiting van het kalenderjaar vindt een controle plaats op verschillende onderdelen. Het betreft o.a.:

  • controle van het aantal patiënten;
  • het type behandeling op peildatum 31 december van dat jaar;
  • de instroom van nieuwe patiënten;
  • patiënten die getransplanteerd zijn;
  • overleden patiënten.

Deze jaarlijkse controle noemen we de ‘jaarcontrole’. Als alle centra de gegevens gecontroleerd hebben, worden de cijfers t/m het gecontroleerde jaar ‘bevroren’. Dit betekent dat de registratie op dat moment de basis is voor de landelijke jaarcijfers op Nefrodata.nl en voor de verschillende rapportages, zoals het benchmarkrapport. Het benchmarkrapport wordt dan een jaar opgehoogd.

De jaarcontrole wordt begin januari bij de centra uitgezet. Echter, bepaalde klinische gegevens over het laatste kwartaal zijn pas later in januari bekend en worden dan nog aangeleverd. De jaarcontrole kan pas worden afgerond als alle centra de cijfers hebben goedgekeurd. Nefrovisie probeert dit proces zo kort mogelijk te laten duren, maar is afhankelijk van de medewerking van de centra. De laatste jaren is de jaarcontrole medio maart afgerond. Vervolgens stelt Nefrovisie de jaardata vast en wordt de data geschikt gemaakt voor het benchmarkrapport en de andere rapportages. In april worden de nieuwe benchmarkrapporten beschikbaar gemaakt. Het kan dus zijn dat bij een visitatie een benchmarkrapport over het jaar ervoor wordt gebruikt. Hoe eerder de centra de jaarcontrole afgerond hebben, hoe eerder het benchmarkrapport geüpdatet kan worden.